Загрузка нарядов, клиентов и объектов

Загрузка нужна для массового добавления данных вручную из файла. Если нужно загружать данные автоматизировано, то лучше использовать API.

Для загрузки нужно подготовить файл в формате CSV или XLSX.

Через загрузку можно добавлять наряды, клиентов, объекты и сотрудников.

Загрузка будет работать по-разному в зависимости от того, как был заполнен файл.

Подготовка файла

Примеры файлов для загрузки смотрите во вложении к этой инструкции (в самом конце).

Используйте эти файлы как образец для подготовки своих данных к загрузке. Далее будут описаны особенности подготовки файлов для каждого из случаев.

В первой строке файла обязательно должны быть названия столбцов:

Чтобы колонки сопоставились с полями наряда автоматически, их названия должны совпадать. Если они не совпадают, поля и колонки можно сопоставить при загрузке.

Описание столбцов (колонок):

1. Внешний идентификатор – идентификатор наряда. Если вы планируете загружать одну таблицу несколько раз, то нарядам нужно назначить уникальный идентификатор, чтобы они не создавались повторно.
2. Шаблон – шаблон, по которому будет создан наряд.
3. Тип наряда – тип наряда.
4. Запланирован – на какую дату и время запланирован наряд.
5. Длительность – длительность наряда.
6. Описание – описание наряда.
7. Страна – страна адреса наряда.
8. Адрес – адрес наряда.
9. Описание адреса – если требуется дополнительное описание адреса, то вы можете добавить его в это поле.
10. Номер подъезда – подъезд адреса для наряда.
11. Этаж – этаж адреса из наряда.
12. Квартира – квартира адреса из наряда
13. Долгота — долгота адреса наряда.
14. Широта — широта адреса наряда.
15. Контактное лицо 1 – имя контакта из наряда.
16. Номер телефона 1 – телефон контакта из наряда.
17. Контактное лицо 2 – имя второго контакта из наряда.
18. Номер телефона 2 – телефон второго контакта из наряда.
19. Навыки – требуемые навыки для наряда.
20. Участок – участок, к которому принадлежит наряд.
21. Email сотрудника – email, указанный сотрудником при регистрации. Именно по этому полю назначается исполнитель наряда.
22. Имя исполнителя – имя сотрудника-исполнителя наряда.
23. Фамилия исполнителя – фамилия сотрудника-исполнителя наряда.
24. Пароль сотрудника – пароль учётной записи сотрудника, если вы хотите создать нового сотрудника при загрузке. Не указывается, если сотрудник уже добавлен.
25. Бригада – название бригады исполнителей наряда.
26. Идентификатор клиента – идентификатор клиента в Планадо.
27. Внешний идентификатор клиента – идентификатор клиента во внешней системе, используется в случаях, когда вы планируете добавлять несколько нарядов на одного клиента.
28. Наименование юрлица – название юридического лица клиента, не используется, если клиент – физическое лицо.
29. Имя физлица – имя клиента, не используется если клиент – юридическое лицо.
30. Отчество физлица – отчество клиента, не используется если клиент – юридическое лицо.
31. Фамилия физлица – фамилия клиента, не используется если клиент – юридическое лицо.
32. Адрес клиента – если не был указан адрес наряда и объекта, то будет использовать он.
33. Описание адреса клиента – если адресу требуется дополнительное описание, то вы можете указать его здесь.
34. Подъезд клиента – подъезд адреса клиента.
35. Этаж клиента – этаж адреса клиента.
36. Офис/квартира клиента – офис или квартира адреса клиента.
37. Адрес клиента (широта) — широта адреса клиента.
38. Адрес клиента (долгота) — долгота адреса клиента.
39. Страна клиента – страна адреса клиента.
40. Участок клиента – участок, к которому принадлежит адрес клиента.
41. Контакт клиента 1 (имя) – имя контакта клиента.
42. Почта клиента – электронная почта клиента, указывается вместо телефона контакта клиента.
43. Контакт клиента 1 (телефон) – телефон клиента, будет использоваться для отправки СМС.
44. Контакт клиента 2 (имя) – имя дополнительного контакта клиента.
45. Контакт клиента 2 (телефон) – телефон дополнительного контакта клиента.
46. Внешний идентификатор объекта – идентификатор объекта, должен быть уникальным.
47. Название объекта – название объекта.
48. Описание объекта – общее описание объекта.
49. Адрес объекта – если не был указан адрес наряда, то будет использоваться он.
50. Описание адреса объекта – если требуется указать описание адреса, то вы можете сделать это в этом поле.
51. Страна объекта – страна адреса объекта.
52. Подъезд объекта – подъезд объекта.
53. Этаж объекта – этаж объекта.
54. Офис/квартира объекта – офис объекта.
55. Адрес объекта (широта) — широта адреса объекта.
56. Адрес объекта (долгота) — долгота адреса объекта.
57. Контакт объекта 1 (имя) – имя контакта объекта, если указан, то будет использоваться как контакт для наряда.
58. Контакт объекта 1 (телефон) – телефон контакта, если указан, то будет использоваться как контакт для наряда.
59. Контакт объекта 2 (имя) – имя дополнительного контакта объекта.
60. Контакт объекта 2 (телефон) – телефон дополнительного контакта объекта.
61. Почта объекта – электронная почта контакта по объекту, указывается вместо телефона контакта объекта.
62. Участок объекта – участок, к которому принадлежит объект.

Кроме этих полей вы также можете заполнять дополнительные поля наряда при загрузке. Для этого их потребуется добавить в файл в виде колонок и сопоставить эти колонки с полями при загрузке.

Как загрузить файл с нарядами

Для загрузки откройте страницу «Наряды» и нажмите «Загрузить».

Нажмите кнопку «Выбрать», выберите файл и перенесите файл. Начнётся загрузка файла.

После загрузки откроется окно сопоставления колонок файла и полей наряда.

Если название колонки и полей совпадают, они сопоставятся автоматически. При необходимости несовпадающие колонки можно сопоставить с полями наряда вручную.

После сопоставления полей нажмите «Продолжить».

После сопоставления проходит этап предпросмотра. Здесь можно увидеть, как будут выглядеть загруженные наряды, а также проверить наличие ошибок в файле.

Проверьте, все ли данные в нарядах отображаются корректно, при необходимости исправьте недочёты в файле и перезагрузите его. После этого нажмите «Загрузить».

Начнётся загрузка нарядов.

После завершения загрузки вы можете посмотреть её результаты.

Загруженные наряды будут отображаться на странице «Наряды», клиенты –– на странице Адреса → Клиенты, а объекты на Адреса → Объекты.

Если во время загрузки возникнут проблемы, то появится сообщение о неуспешной загрузке. Например:

Исправьте ошибку и загрузите файл повторно. Если вы не понимаете, почему файл не загружается, то напишите в поддержку support@planado.app и пришлите пример файла.

⚠️ Если вы планируете в дальнейшем редактировать клиентов или объекты с помощью загрузки таблиц, или загружать для созданных клиентов и объектов наряды, то убедитесь, что у них указаны внешние идентификаторы.

Возможные ошибки

Используется неправильный разделитель колонок

Используйте точку с запятой в качестве разделителя колонок в CSV-файле. Если использовать другой разделитель, например, запятую, то появится следующее сообщение об ошибке:

В таком случае необходимо поменять запятые на точки с запятой.

Точка с запятой внутри поля

Если внутри поля используется точка с запятой, то само поле должно быть выделено одинарными кавычками ('). В противном случае появится подобное сообщение об ошибке:

В XLSX файле формат полей отличается от текстового

При загрузке XLSX-файла у всех его полей должен быть формат «Текст». Чаще всего программы для редактирования таблиц автоматически определяют формат некоторые полей как «Дата» или «Число». Чаще всего это происходит с полями «Запланирован на», «Длительность», «Квартира», «Этаж» и «Подъезд».

Примеры загрузки

Файлы примеров смотрите во вложении к этой инструкции в самом конце.

1. Загрузка наряда без клиента

Рассмотрим вариант загрузки наряда с данными только по самому наряду.

Для этого нам не потребуются поля клиента и объекта, поэтому пока их можно убрать из таблицы. Если вы планируете в дальнейшем добавлять клиентов и объекты через этот файл, то можете оставить поля для них пустыми.

Для идентификации нарядов можно использовать внешний идентификатор. По нему можно искать наряды в веб-приложении и запрашивать их через API. Внешний идентификатор должен быть уникальным, при попытке загрузить наряд с существующим внешним идентификатором, появится ошибка.

Пример наряда после загрузки:

2. Загрузка наряда с клиентом – юридическим лицом

Чтобы загрузить наряд вместе с клиентом, в таблицу нужно добавить поля для клиента.

Сначала рассмотрим клиента-юридическое лицо, поэтому поля для физических лиц добавлять не будем.

Добавим следующие поля в таблицу:

• Идентификатор клиента
• Внешний идентификатор клиента
• Наименование юрлица
• Описание адреса клиента
• Этаж клиента
• Офис/квартира клиента
• Контакт клиента 1 (имя)
• Контакт клиента 1 (телефон)
• Контакт клиента 2 (имя)
• Контакт клиента 2 (телефон)

У клиента, как и у наряда есть внешний идентификатор. Он должен быть уникальным и служит, чтобы в будущем ссылаться на наряды этого клиента. Так при загрузке новых нарядов для клиента внешний идентификатор позволит определить клиента, и в нарядах будет выбран существующий клиент, а не создан новый.

Обратите внимание, что если вы хотите использовать в качестве адреса для наряда адрес клиента, то поле адреса наряда нужно оставить пустым.

Если вы не планируете использовать какие-то из полей (например, второй контакт клиента), то можете их не добавлять.

После загрузки будет создан наряд. Обратите внимание, что адрес, а также дополнительная информация по нему (описание адреса, офис, этаж, подъезд) уже занесены в наряд из информации по клиенту.

Кроме наряда на странице «Адреса» был создан клиент. В дальнейшем будем использовать этого клиента для создания других нарядов.

3. Загрузка клиента физического лица

Теперь добавим наряд на нового клиента-физическое лицо. Для этого добавим следующие поля:

• Имя физлица
• Отчество физлица
• Фамилия физлица

Поле с названием юрлица оставим пустым, потому что название юрлица и ФИО физлица не могут быть заполнены одновременно.

По результатам загрузки будет создан наряд:

А также новый клиент:

4. Загрузка объекта для существующего клиента

Теперь рассмотрим вариант, когда мы добавляем наряд на объект, который привязан к уже загруженному клиенту.

Для этого добавим следующие поля в таблицу:

• Внешний идентификатор объекта
• Название объекта
• Адрес объекта
• Описание адреса объекта
• Подъезд объекта
• Этаж объекта
• Офис/квартира объекта
• Контакт объекта 1 (имя)
• Контакт объекта 1 (телефон)
• Контакт объекта 2 (имя)
• Контакт объекта 2 (телефон)
• Участок объекта

В данном случае у нас уже создан клиент, поэтому не будем указывать адрес наряда и клиента, а укажем только внешний идентификатор клиента и его название. Адрес укажем у объекта. У объекта, как и у клиента, должен быть уникальный внешний идентификатор. Он будет использоваться в дальнейшем для создания нарядов по этому объекту.

После загрузки получим такой наряд:

Адресом наряда служит адрес объекта, а в контактах наряда указаны контакты объекта.

Вместе с нарядом был создан новый объект.

А у клиента, к которому мы привязывали этот объект, он появился на странице «Объекты».

5. Загрузка клиента с объектом

Попробуем добавить нового клиента с новым объектом.

В этом примере укажем адрес клиента, но этого можно и не делать.

В результате загрузки у нас создался наряд, клиент и объект.

В данном случае в наряде используются адрес и контакты объекта.

К клиенту был привязан объект, его можно увидеть на странице «Объекты».

В объекте также указан клиент, к которому он привязан.

6. Загрузка второго объекта для клиента

Теперь рассмотрим случай, когда к уже существующему клиенту добавляется второй объект.

Не будем указывать адрес и контакты клиента, потому что он уже создан, в этом случае достаточно внешнего идентификатора и названия юр лица.

В результате загрузки будет создан наряд:

У созданного ранее клиента добавится новый объект:

А так выглядит объект, который создался:

6. Загрузка исполнителей

Кроме нарядов, клиентов и объектов можно загружать и исполнителей. Для этого нужна таблица с колонками:

• Email сотрудника — адрес электронной почты исполнителя, должны быть уникальным;
• Имя сотрудника;
• Фамилия сотрудника;
• Пароль сотрудника — пароль исполнителя для входа в приложение. Должен быть не короче 8 символов.

Таблица загрузки исполнителей

После загрузки таблицы будут созданы исполнители. У них будет доступ только в мобильное приложение. Каждому исполнителю будет выдана лицензия, поэтому перед загрузкой убедитесь, что у вас хватает свободных лицензий на новых исполнителей.

Загруженный исполнитель

Файлы с примерами загрузки исполнителей вы можете найти в приложении к этой инструкции.