Переход от чатов и таблиц к Планадо - кейс Окна-Сервис

Чем был вызван поиск решения

С ростом компании заявки продолжали распределять в корпоративном чате. Однако по мере увеличения объёма заказов и числа сотрудников эта система перестала справляться. Количество выездов выросло до 600 в месяц, и ручное распределение заявок стало занимать всё больше времени.

В результате:

• Стали теряться заявки — о пропущенном выезде узнавали только после звонка недовольного клиента.
• Неясно, кто и на каком этапе выполняет задание, какие действия уже предприняты по каждой заявке.
• Нет прозрачной статистики: невозможно оценить загрузку и эффективность сотрудников, отсутствовали данные для анализа, распределение нагрузки стало неравномерным.
• Не было понимания, кто из сотрудников свободен, кто находится ближе к объекту и когда сможет выполнить заявку.

Как это выглядело

Какие проблемы возникли

• Потеря заявок: часть клиентов не получала услуги вовремя или вовсе оставалась без внимания.
• Непрозрачность процессов: руководитель не понимал, на каком этапе находится каждая заявка.
• Сложности с планированием: сотрудники брали заявки на разных концах города, тратили много времени на дорогу.
• Ошибки в обслуживании: монтажники приезжали на объект без нужных материалов, потому что не знали, что замер уже сделан.
• Нет контроля качества: отсутствовала информация о времени выполнения работ, качестве обслуживания, удовлетворённости клиентов.
• Отсутствие аналитики: невозможно было понять, почему после замеров часть клиентов не доходит до монтажа.

Как помогло внедрение Планадо

• Интеграция с Битрикс24: была настроена интеграция с CRM Битрикс24, теперь заявки автоматически подгружаются в Планадо — менеджеру остаётся только выбрать свободного ближайшего сотрудника на карте.
• Операторы видят статус каждой заявки в режиме онлайн.
• Автоматические SMS-уведомления для клиентов: раньше клиентам приходилось звонить в офис, чтобы узнать, когда приедет мастер, а менеджерам тратить время на выяснение этого у сотрудников. Теперь, когда сотрудник отмечает в приложении, что выехал на объект,
• Планадо автоматически отправляет клиенту SMS с информацией о времени прибытия. Это значительно сократило количество звонков и ускорило коммуникацию.
• Исполнители отмечают этапы выполнения работ в мобильном приложении.
• Руководитель получает отчёты: сколько нарядов выполнено, кто сколько работал, где возникли задержки.
• Планирование маршрутов стало оптимальным — меньше времени на дорогу, больше выполненных заказов.
• Клиенты получают сервис быстрее и качественнее, процент перехода от замера к монтажу вырос.
• Вся история работы с клиентом сохраняется — можно анализировать и улучшать процессы.

Итоги внедрения

• +35% к количеству выполненных монтажей
• +6,8 п.п. к конверсии из замера в монтаж (с 20% до 26,8%)
• Сокращение времени на обработку заявки и назначение выезда — с нескольких часов до 10 минут.
• Снижение количества потерянных заявок до нуля.
• Улучшение контроля качества: появились фотоотчёты, чек-листы, отзывы клиентов, прозрачная статистика по нарядам.
• Рост удовлетворённости клиентов.
• Замерщики и монтажники отметили, что им стало удобнее работать.

Внедрение Планадо позволило "Окна-Сервис" перейти на новый уровень управления выездными сотрудниками и заявками. Благодаря автоматизации процессов, интеграции с Битрикс24 и прозрачной аналитике компания не только повысила эффективность работы, но и улучшила качество обслуживания клиентов. Теперь каждый этап работы прозрачен, заявки не теряются, а сотрудники могут сосредоточиться на выполнении задач. Если вы тоже хотите избавиться от хаоса в чатах, перестать терять заявки и увеличить выручку — попробуйте Планадо в действии!

Запишитесь на бесплатную демонстрацию и убедитесь, как легко можно управлять выездными сотрудниками и заявками.