В условиях развития бизнеса все больше внимания уделяется сотрудникам с работой выездного характера. Организация правильного учета и оплаты труда — важная цель для работодателя. Оплата работы разъездных сотрудников имеет свои особенности, как в начислении, так в компенсации и налогообложении, и их следует знать.
Рассмотрим, как оформлять разъездные работы, как выплачивать надбавки, какие бывают ошибки при расчете налогов и какие страховые взносы стоит учесть. Также расскажем о цифровых решениях для автоматизации процесса.
Когда сотрудник постоянно находится в поездках, это не то же самое, что командировка. Несмотря на схожесть, разница между этими типами деятельности имеет важное значение для правильной организации процесса оплаты труда и учета расходов.
Постоянный характер работ VS эпизодические служебные поездки Разъездная работа –– часть повседневных обязанностей. Выездной сотрудник выполняет свои функции на разных локациях. В отличие от командировок, разъездной характер работ связан с постоянными поездками.
Отсутствие необходимости оформлять распоряжение Командировки требуют специального приказа или служебной записки, оформленных руководством для каждой поездки. В рамках трудового договора по ТК РФ, в случае с разъездным характером работы сотрудник действует по заранее установленному графику и не нуждается в дополнительных распоряжениях для выполнения обязанностей такого характера.
Пример из практики: курьеры и менеджеры Эти сотрудники регулярно выезжают на задания в пределах территории обслуживания, для чего не требуется оформление приказов как в случае со служебными поездками. Курьер всегда выполняет работу такого характера, а менеджер по продажам посещает клиентов, не оформляя командировки для каждого визита. Это типичный пример разъездного характера работы, закрепленный в трудовом договоре.
Что говорит законодательство Статья 166 ТК РФ упоминает разъездной характер работ, но не дает точного определения этого термина. Однако, ТК РФ подразумевает постоянные служебные поездки, и это не связано с выездами разового характера. Командировки же временны и оформляются отдельным распоряжением.
Основное различие в разъездной работе и служебных командировках Как гласит Трудовой кодекс ТК РФ, служебные поездки, если постоянная работа в пути или имеет разъездной характер работ, командировками не считаются. В соответствии с их характером, работник временно покидает место постоянного проживания и выполняет свои обязанности в другой местности. Для разъездного характера работы поездка –– это часть обычной трудовой функции по ТК РФ, а не исключение из правил.
Определение разъездного характера работы В ТК РФ есть требование, что условия, определяющие разъездной характер работ, должны быть оговорены договором, ст. 57. Работодатель обязан закрепить это документально.
Выездной характер работ может быть определен для практически любой должности, где обязательное условие –– систематическое перемещение. Пример: курьеры, экспедиторы, водители, наладчики, работники связи.
Рассмотрим, как правильно оформить документы при разъездном характере работы, когда начисляются выплаты и какая формулировка о надбавке за характер работы закреплена договором.
Эти термины часто путают, но на самом деле они имеют разные функции:
Важно. Если сотрудник потратил свои деньги на проезд или жилье, это должно быть компенсировано, а не заменено надбавкой.
Разъездному работнику обязательно компенсируются:
Пример формулировки, закрепленной договором ТК РФ «Работнику компенсируются расходы, связанные с разъездным характером работы, включая транспортные расходы, аренду жилья и другие, связанные с выполнением трудовых обязанностей, в размере и порядке, установленном внутренними документами организации».
Надбавка за разъездной характер работы может быть обязательной В дорожном хозяйстве по отраслевому соглашению руководитель обязан выплачивать надбавку-доплату за разъездной характер работы определенному персоналу. Это фиксированная сумма или процент от оклада в зависимости от должностей работников.
Компенсации не всегда облагаются налогами и страховыми взносами. Однако, чтобы избежать неприятных сюрпризов, работодателям важно правильно оформить документацию, а работникам — понимать, как правильно документировать расходы.
Чтобы выплата суточных, а также компенсации за разъездной характер работы не облагались страховыми взносами, необходимо выполнить несколько условий.
1. Документальное подтверждение расходов. Если бумаг, подтверждающих фактические расходы, нет, то все выплаченные суммы будут считаться частью заработной платы за работу. Соответственно, они подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами.
2. Правильно документировать расходы для освобождения от НДФЛ со страховыми взносами с помощью:
Эти документы служат доказательством того, что расходы действительно понесены в связи с выполнением трудовых обязанностей, в рамках трудового договора, а не для личных нужд сотрудника.
3. Суточные и их расчет в зависимости от местности. Это компенсация расходов на питание и другие нужды сотрудника во время разъездов. Важно, что суточные при разъездной работе не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если их сумма не превышает нормативы, установленные локальными актами компании.
Важно. Выплаты суточных могут различаться в зависимости от места. Например, для поездок по России установлен лимит в 700 рублей в сутки, а для служебных поездок за границу — 2500 рублей в сутки. Нормативы могут разниться, если они закреплены трудовым договором или в коллективном соглашении.
4. Образец документации, подтверждающей компенсацию. Необходимо предоставить путевой лист с указанием маршрута, времени начала и завершения поездки разъездного характера, копии билетов на транспорт, расходы на проживание, подтверждающие оплату разъездным сотрудником гостиницы или аренды жилья.
Надбавка — это доплаты за разъездной характер работы. Однако важно понимать, что эти доплаты, в отличие от компенсаций, не считаются возмещением затрат труда.
Когда выплаты носят фиксированный характер, они становятся частью оплаты труда за работу. Например, если работодатель установил ежемесячную надбавку разъездному сервису в размере 10% от оклада для сотрудников с разъездным характером работы, выплаты будут облагаться страховыми взносами и НДФЛ за служебную поездку.
Наши выводы показывают, что разъездной характер работ требует особого подхода к налогообложению. Главное отличие — компенсации за разъездной характер работы, которые не относятся к оплате труда, могут быть освобождены от налогов, если документально подтверждены. В то время надбавка как составная часть оклада, будет облагаться НДФЛ и страховыми взносами по НК РФ.
Компенсация за разъездной характер работы может сильно отличаться от других видов выплат, таких как надбавки, премии и другие.
Компенсация направлена на возмещение понесенных сотрудником расходов, связанных с выполнением трудовых обязанностей разъездного характера по ТК РФ, и не относится к оплате труда за работу.
Чем компенсация отличается от других выплат разъездного характера Это, прежде всего, выплаты расходов сотрудника, понесенных в связи с его трудовой функцией в служебной поездке. Если выплаты, доплаты и компенсации не подтверждены документами или не соответствуют требованиям законодательства, то могут быть признаны доходом и обложены НДФЛ и страховыми.
Когда компенсация оплачивается как предмет налогообложения разъездного характера Если компания решит дать выплату без документальных подтверждений. Также обложение страховыми взносами и НДФЛ может возникнуть, если размер выплаты компенсации значительно превышает расходы, понесенные сотрудником и оговоренные договором труда.
Рассмотрим примеры выплаты компенсаций, доплаты и подводные камни.
Суточные, расходы на жилье и транспорт
Определение и в чем разница:
**Суточные. **Выплачиваются работникам в служебной поездке, чтобы компенсировать расходы на питание и другие нужды. Доплаты и выплаты суточных не облагаются страховыми взносами и НДФЛ, если соблюден порядок, закрепленный в локальных актах компании. Расходы на транспорт. Выплаты за проезд. Если они документально подтверждены, то не облагаются страховыми взносами. **Расходы на жилье. **Выплаты на аренду жилья и гостиницы. Также такие расходы не облагаются страховыми взносами и НДФЛ, если они документально подтверждены.
Ошибки при расчете компенсаций и их последствия для обложения страховыми взносами и НДФЛ:
Как показывает практика, важно тщательно следить за соблюдением норм и процедур, чтобы избежать таких ситуаций.
Компании необходимо правильно оформить трудовой договор, локальные акты, а также документировать все работы разъездного характера и затраты сотрудников. Это поможет избежать штрафов и нарушений по НК РФ и в трудовом договоре по ТК РФ.
По нашему мнению, ошибки в расчетах компенсаций и трудовом договоре могут привести к негативным последствиям, поэтому важно следовать требованиям законодательства. Выплаты компенсации подлежат обложению НДФЛ и страховым взносам, если не считаются возмещением фактических расходов.
Planado поможет оставаться в рамках НК РФ и ТК РФ и при этом эффективно управлять разъездным характером работ. Программное обеспечение:
С сервисом выездная работа станет прозрачным процессом.
