Контроль рабочих смен выездных сотрудников: удобное приложение для учета часов.

Зачем отслеживать смену и количество отработанных часов

Без четкой системы невозможно определить, сколько времени у выездных сотрудников было отработано, а сколько ушло в пустую. Это делает невозможным обычный мониторинг учета рабочего времени через пропускные системы или контроль руководителей.

В последствии проявляются:

• Опоздания в графиках, которые никто не фиксирует.
• Завышенные отчеты о рабочем времени в графиках.
• Злоупотребления длительными перерывами.
• Личные дела в рабочее время сотрудников. В итоге бизнес переплачивает за часы работы. Когда специалисты понимают, что система контроля отсутствует, рабочие графики и дисциплина страдает.

Основываясь на нашем опыте, предлагаем решение – внедрение мониторинга учета рабочего времени через отслеживание графиков работы с помощью цифровизации.

Как регулярный учет рабочих смен и времени в графиках повышает производительность

Контроль действует на сотрудников «бодряще». Они знают: учет рабочего времени ведется, отклонения от графиков работы заметны, а эффективность прозрачна. Это стимулирует:

• Приходить на задания вовремя.
• Разумно планировать время.
• Уделять задачам нужное количество часов.
• Держать высокий темп работы.

Отслеживание рабочих смен выездных сотрудников помогает быстрее выявлять слабые места в процессах. На основе учета рабочего времени и собранных данных, руководитель может корректировать графики, перераспределять нагрузку, менять условия мотивации.

Опираясь на наш опыт, с помощью учета смен и рабочего времени в графиках выигрывает и компания, и работники. Первые получают результативность, вторые — справедливую оплату за работу.

Далее рассмотрим внедрение цифровизации учета рабочего времени и графиков на реальном примере для разных сотрудников.

Главный инструмент контроля рабочих смен в графиках — трекер с системами геолокации

Приложение с трекером фиксирует координаты сотрудников, время начала и завершения рабочих процессов. Благодаря этому можно получить полную картину дисциплины и загрузки сотрудников по задачам компании, контролировать соблюдение графиков.

Для контроля сотрудников на сменах чаще используется мобильное приложение с GPS-трекером.

Отметка начала и конца рабочего дня Когда работник начинает смену, система учета рабочего времени фиксирует местоположение и время выхода на маршрут. Аналогично происходит регистрация завершения работы. Это исключает приписки в табелях и позволяет платить за отработанные часы на сменах из графиков.

Уведомления для дисциплины Чтобы не полагаться на память сотрудников, система учета рабочего времени напоминает о необходимости включить трекер. Это помогает избежать «случайных» пропусков на сменах и дисциплинирует сотрудников.

Аналитика времени выполнения задач С помощью приложения фиксируется рабочее время сотрудников на сменах, длительность выполнения конкретных заданий. Это позволяет видеть, сколько времени уходит и влиять на оптимизацию графиков работ. По итогам формируется аналитика, где отображается насколько эффективно сотрудник выполняет работу.

Из аналитики формируются отчеты. Их можно просматривать в виде графиков или таблиц, что упрощает расчет зарплаты и оценку эффективности выполнения задач.

Автоматизируйте контроль с приложением для отслеживания рабочих смен

Ручной учет рабочего времени отнимает часы бухгалтерии и руководителей. Ошибки в табелях, неточности в расчетах заработной платы — это прямые потери для бизнеса.

Приложение для подсчета рабочих смен снимает риски. Система превращает смартфон сотрудника в рабочий инструмент:

• В начале дня работник включает GPS-трекер.
• В процессе смены приложение регистрирует выполнение задач, передвижения.
• В конце рабочего дня сотрудник завершает смену.
• Данные поступают в веб-кабинет, где становятся доступны для анализа, расчета зарплаты и формирования учета рабочего времени.

Автоматизация графиков работы с выездными сотрудниками через Planado

Работа с системой позволит наладить:

• Точность расчета смен и учета времени. Фиксация только реально отработанных часов в соответствии с графиками.
• Автоматизацию процесса. Планирование, учет и подсчет зарплаты сотрудников занимают минуты, а не часы.
• Доверительные отношения с сотрудниками. Выездной работник видит свои рабочие смены и отметки — меньше споров по оплате.
• Дисциплину. Уведомления о включении трекера повышают работоспособность.

Planado работает на Android и iOS, не требует дополнительных устройств, легко подстраивается под графики выездных сфер — от курьерских служб до строительных компаний.

Чтобы убедиться в эффективности Planado, можно протестировать набор функций бесплатно. Активируйте пробный период на 14 дней.

Источники

1. Побиянская А. В., Кипервар Е. А., Дубровин А. М. Системы контроля и учета рабочего времени как направление повышения производительности труда //Экономика труда. – 2021. – Т. 8. – №. 6. – С. 631-642.
2. Бутакова К. В., Юрченко Н. Ю. Снижение издержек предприятия с помощью автоматизации систем контроля за персоналом //Инновационная стратегия развития современного предпринимательства. – 2019. – С. 116-123.
3. Сорокина С. В. Принципы разработки информационных систем учета рабочего времени //Россия молодая. – 2021. – С. 31525.1-31525.7.
4. Погромский Е. С. ПРИМЕНЕНИЕ СИСТЕМ КОНТРОЛЯ И УЧЕТА РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ В КОММЕРЧЕСКИХ ОРГАНИЗАЦИЯХ //Устойчивое развитие науки и образования. – 2018. – №. 12. – С. 15-24.