Не все сотрудники, работающие на выезде, одобряют отслеживание их местоположения во время исполнения трудовых обязанностей. Современные работодатели стремятся оптимизировать управление персоналом с помощью технологических решений. При управлении сотрудниками важно учитывать их мнение о подобных системах мониторинга. Некоторые считают такой контроль недопустимым вмешательством в их личную жизнь. Однако вопрос контроля за сотрудниками регулируется правовыми нормами.
В этой статье мы детально разберемся, разрешено ли законно отслеживать геолокацию сотрудников, какая документация для этого требуется, и как правильно представить новую систему команде. Многие компании активно используют системы отслеживания геолокации для мониторинга выездных сотрудников.
В Трудовом кодексе РФ напрямую не упоминается контроль местоположения сотрудников через технические средства. Работодатель имеет право следить за выполнением служебных обязанностей на рабочем месте, и GPS-отслеживание можно рассматривать как один из методов такого контроля. При общении с сотрудниками стоит подчеркивать, что это делается не для слежки за ними, а для повышения эффективности рабочего процесса.
Современный GPS-трекер позволяет отслеживать перемещения сотрудника в режиме реального времени, что повышает эффективность управления.
Важно понимать критерии законности применения таких методов контроля. Законодательство предоставляет четкие основания:
Для выездных сотрудников, которые большую часть времени проводят вне основного рабочего места, отслеживание через GPS является современным инструментом контроля. Компании могут использовать специальные трекеры или мобильные приложения для этой цели. Российские работодатели обязаны соблюдать баланс между эффективным контролем и соблюдением прав сотрудников.
На рабочем месте руководитель может непосредственно наблюдать за работой персонала, а в «полевых» условиях необходимо использовать технические средства. Многие компании активно используют системы отслеживания геолокации для мониторинга выездных сотрудников.
Несмотря на то, что Трудовой кодекс не требует специального оформления методов контроля, работодатель должен грамотно подготовиться к внедрению системы геолокации. Ответственные работодатели всегда информируют персонал о внедрении новых систем контроля. Сотрудник не получает новых обязанностей при внедрении такой системы, поэтому формально изменения в трудовой договор вносить не обязательно.
Тем не менее, получение согласия от сотрудников на использование системы контроля местоположения поможет избежать конфликтных ситуаций. Работодатель должен учитывать, будет ли система работать через корпоративные устройства или через личные смартфоны сотрудников. Во втором случае вопрос согласия приобретает особую важность, поскольку затрагивается личное имущество работника.
Перед тем как использовать систему геолокации, убедитесь, что она соответствует всем требованиям законодательства о защите персональных данных.
Сотрудники имеют право на тайну личной переписки и коммуникаций вне рабочего времени. Работодатель имеет право контролировать только трудовую деятельность, не вторгаясь в личное пространство людей. Взаимодействие с сотрудниками должно строиться на взаимном уважении.
Юридически грамотные работодатели предусматривают все аспекты внедрения геолокации в кадровой документации. Для правильного оформления использования GPS-мониторинга рекомендуется выполнить следующие шаги:
Шаг 1. Внесите соответствующие положения в локальный нормативный акт организации, например, в правила внутреннего трудового распорядка. Укажите, что для определения местоположения сотрудников в рабочее время будет применяться GPS-система. Важно прописать, что трекер должен быть активирован только в течение рабочего времени.
Шаг 2. Издайте приказ о назначении ответственных за сбор и обработку данных о местоположении сотрудников. Обычно эту функцию выполняет непосредственный руководитель выездных сотрудников или специалист ИТ-отдела. Работодатель имеет право определять, кто именно будет заниматься мониторингом.
Шаг 3. Внесите изменения в положение о персональных данных, добавив раздел о геолокации. Необходимо отразить:
Шаг 4. Подготовьте лист ознакомления для сотрудников, в котором они подтвердят, что проинформированы о внедрении системы отслеживания местоположения. Юристы также советуют использовать дополнительные соглашения к трудовому договору, указывая, что оборудование используется исключительно для рабочих задач. При соблюдении этих шагов вы сможете законно контролировать местоположение сотрудников с помощью современных технических решений. Наиболее эффективную защиту интересов компании обеспечивают документы, в которых детально описано, как используют данные о местоположении сотрудников.
Современные системы геолокации выполняют две важные функции: улучшают контроль за сотрудниками «в полях» и помогают самим работникам эффективнее справляться со своими обязанностями. На рабочем месте руководитель может непосредственно наблюдать за процессом, а для удаленных сотрудников требуются технические решения. Основной акцент при презентации системы следует делать на пользе для самих сотрудников. Представьте мобильное приложение с функцией GPS-отслеживания как полезный инструмент:
Можно использовать различные подходы, чтобы показать, как GPS-мониторинг упрощает работу. При правильной презентации сотрудники увидят преимущества нового инструмента и будут меньше сопротивляться его внедрению. Зарубежные компании уже давно используют системы геолокации и отмечают положительное влияние на производительность труда.
Сотрудники часто волнуются, что система будет следить за ними даже после окончания рабочего дня или контролировать использования других приложений.
Работодатель имеет право следить только за рабочей деятельностью, поэтому важно разъяснить, что современные приложения обеспечивают защиту личной жизни:
Настраиваемое расписание. В приложениях с GPS-функционалом можно установить рабочие часы в соответствии с графиком. Отслеживание прекращается автоматически вне рабочего времени.
Ручное управление. Если рабочий день заканчивается раньше или сотрудник берет выходной, он может сам отключить функцию отслеживания. Эти действия фиксируются в системе для обеспечения прозрачности.
Таким образом, работодатель не осуществляет слежки за личной жизнью сотрудников. Работодатель имеет право контролировать только выполнение служебных задач. Современные трекеры не используют технологии скрытого сбора данных, что должно снять основные опасения персонала о нарушении их право на личную неприкосновенность.
Подводя итог, можно с уверенностью сказать: контролировать местоположение сотрудников в рабочее время с помощью GPS-устройств можно законно при соблюдении определенных условий. Работодатель имеет право отслеживать, где находятся его сотрудники во время выполнения своих обязанностей. Для эффективного внедрения такой системы необходимо:
Рабочее взаимодействие с сотрудниками должно строиться на взаимном уважении. На рабочем месте каждый сотрудник должен понимать, что находится под контролем, но его личные права не будут нарушены. При правильном подходе GPS-мониторинг не воспринимается как слежка, а становится полезным инструментом для всего коллектива. Дальновидные работодатели понимают, что прозрачные правила мониторинга повышают доверие в коллективе.
Грамотно внедренная система геолокации помогает повысить эффективность работы выездных сотрудников, обеспечивает точный учет рабочего времени и расходов. На рабочих местах сотрудники имеют право знать, какие методы контроля к ним применяются. При уважительном отношении к личным правам работников и прозрачности процессов внедрение системы геолокации пройдет гладко и принесет пользу всей компании. Ответственные компании используют данные о геолокации только в пределах, необходимых для решения рабочих задач.
Planado — инструмент для управления мобильными сотрудниками.
Программное обеспечение наделено всеми необходимыми функциями для организации и контроля работы мобильных сотрудников. Также оно имеет свои плюсы:
Протестируйте систему Planado в течение 14 дней и убедитесь в эффективности автоматизации бизнес-процессов.
