Что такое FSM-системы и для чего они нужны выездному бизнесу
Field Service Management (FSM), или управление выездным обслуживанием, представляет собой систему управления мобильными сотрудниками и сервисом, которая включает инструменты для эффективного взаимодействия специалистов "в полях" с офисом и клиентам
Предприниматели, оказывающие сервисные услуги, сталкиваются с рядом сложностей:
Рост ожиданий клиентов. Пользователи требуют быстрых решений, прозрачности и высокого уровня сервиса, но ручное управление не помогает покрывать эти запросы.
Открытая конкуренция. Бизнесу важно оказывать услуги быстро и качественно, для этого требуются решения, которые помогут автоматизировать, а значит, упростить процессы.
Сложности с персоналом. В России наблюдается тотальная нехватка квалифицированного персонала. А поиск, обучение и контроль выездных специалистов требуют много ресурсов.
Автоматизация как тренд. Без цифровых инструментов компании сложно выстроить эффективное управление мобильными сотрудниками и добиться оптимизации процессов.
Компании ищут способы сократить расходы и оптимизировать логистику, поэтому активно используют Field Service Management — систему, предназначенную для управления выездным обслуживанием.
Как показал наш анализ, компании, которые используют FSM-систему, гораздо быстрее адаптируются к изменениям рынка, сокращают расходы и повышают показатели производительности труда мобильных сотрудников.
3 ошибки сервисной компании при организации работы
Опираясь на наш опыт, выделили основные подводные камни:
Неэффективные маршруты
Неправильное планирование маршрутов приводит к лишним пробегам, задержкам сроков и перерасходу топлива. FSM-сервисы автоматически выстраивают маршрут с учетом загруженности дорог, местонахождения клиентов и перемещений сотрудников. Это снижает расходы на ГСМ, уменьшает число опозданий и повышает эффективность работы выездных специалистов.
Сбой в управлении заявками
На бумаге все просто: заявка — выезд — работа выполнена, но на практике не так. Клиент может отменить вызов, проблема окажется сложнее, или у мастера не будет нужных запчастей. Сервисы в режиме реального времени скорректируют планы, перераспределят заявки, уведомят мастеров и клиентов. Система поможет избежать хаоса, простоев и недовольств.
Отсутствие контроля на выезде
Контролировать сотрудников в офисе проще, чем на выезде. Мобильный работник может не выехать по заказу по личным причинам, не проверить маршрут. FSM-системы отслеживают перемещения, фиксируют фотоотчеты, учитывают время работы и сохраняют электронные подписи клиентов. Это помогает контролировать процесс.
Сложности выездного сервиса — это реальные препятствия для роста бизнеса. Важно понять проблему и подойти к ней комплексно.
Как наладить бизнес-управление и избежать хаоса
Выделили 5 шагов, которые помогут настроить рабочие процессы с помощью FSM-системы.
Прозрачные бизнес-процессы
Каждая заявка должна обрабатываться по одному и тому же треку: от поступления до завершения. Четкий порядок действий, автоматизированный документооборот и стандартизация отчетности повысят эффективность работы.
Использование FSM-системы с учетом специфики бизнеса
Автоматизация должна учитывать направление компании и нюансы работы мобильных сотрудников: географию выездов, типы услуг, необходимость работы с документами и отчетами онлайн.
Контроль занятости и местоположения сотрудников
Без автоматизации невозможно отслеживать перемещение и следить за выполнением заявок. В системах FSM можно видеть загруженность специалистов, планировать их рабочий день и корректировать маршруты в режиме реального времени.
Грамотное управление ресурсами
Нехватка запасных частей и инструментов срывает выполнение заказов. FSM-системы позволяют заранее учитывать потребности, вести складской учет и оптимизировать закупки.
Цифровой документооборот
Выездные специалисты должны фиксировать выполненные работы. Акты, фотоотчеты и цифровые подписи в мобильном приложении помогают контролировать качество услуг и влияют на повышение удовлетворенности
Как автоматизация трансформирует работу выездного сервиса
Без цифровизации управлять процессами сложно: заявки теряются, мастера ездят в офис за документами и теряют на этом время, а клиенты ждут обслуживания дольше, чем планировалось. В системах FSM, как например Планадо FSM, можно контролировать каждый этап работы и решать административные задачи:
Централизованный учет. Обращения клиентов фиксируются в одном месте. Это исключает ситуации, когда информация теряется в таблицах или блокнотах диспетчеров.
Гибкое и умное планирование. FSM автоматически распределяет заявки, учитывая занятость специалистов, их компетенции и местонахождение.
Мобильное рабочее место. Мастера получают информацию через приложение: адрес, описание проблемы, историю обслуживания. Отчет фиксируется в реальном времени.
Контроль качества и аналитика. Фотоотчеты и сбор отзывов и автоматическое формирование отчетов помогают оптимизировать загрузку и в срок устранять недостатки.
Прозрачный учет работ. Сервис сравнивает запланированные услуги с фактически оказанными, предотвращая потери из-за незапланированных операций.
Каким предприятиям поможет внедрение FSM-системы
Сервис применяется во многих сферах, где задействованы мобильные сотрудники и необходимо организовать эффективное управление выездным обслуживанием.
Сервисные компании. Ремонтные и клининговые службы, монтажные работы. Автоматизация позволит быстрее обрабатывать заявки, распределять их между специалистами и контролировать выполнение работ.
Производители оборудования. Компании, занимающиеся производством, установкой, обслуживанием и ремонтом техники. FSM-системы помогут вести учет оборудования, следить за графиком обслуживания клиентов и своевременно отправлять мастеров на объекты.
Логистические и курьерские службы. Автоматизация маршрутов и контроль перемещений водителей позволит снизить расходы на топливо, избежать простоев и минимизировать опоздания.
Коммунальные и телекоммуникационные службы. Диспетчеризация и планирование заявок помогут избежать задержек в обслуживании, улучшить контроль над сотрудниками и ускорить реагирование на аварийные ситуации.
Медицинские и лабораторные службы. FSM «ведет» мобильные бригады врачей, поможет управлять выездными лабораторными службами и доставкой медицинского оборудования.
Сфера недвижимости. Строительные и эксплуатационные организации используют систему для управления запасами, планирования задач по техническому обслуживанию и быстрого реагирования на запросы арендаторов.
В зависимости от ресурсных возможностей компании и конкретных задач важно выбрать подходящий сервис.
Облачное или локальное FSM-решение: какую систему выбрать для вашей сферы бизнеса
Как показывает практика, оба варианта имеют преимущества и ограничения.
Локальная установка
Развертывается на собственных серверах, что обеспечивает полный контроль над данными. Подходит для крупных корпораций с особым уровнем конфиденциальности.
Плюсы:
-100% автономность. Данные остаются внутри компании, что препятствует утечке.
Гибкость в настройке. Можно адаптировать FSM-систему под четкие бизнес-процессы.
Независимость от интернета. С системой можно работать даже при сбоях в сети.
Минусы:
Высокая стоимость. Потребуются вложения в серверы, лицензии и IT.
Длительный процесс внедрения. Настройка и адаптация может занять до 3 месяцев.
Ограниченная масштабируемость. При росте компании придется докупать оборудование.
Cloud service
Размещается в облаке и доступен через Интернет. Это наиболее популярный вариант для малого и среднего бизнеса.
Плюсы:
Быстрое развертывание. Сервис готов к работе сразу после подключения.
Автоматические обновления. Пользователи всегда работают с актуальной версией.
Масштабируемость. Можно легко добавить сотрудников и расширить функционал.
Нет затрат на инфраструктуру. Не нужно покупать и обслуживать собственные серверы.
Минусы:
Зависимость от внешнего сервиса. При сбоях могут возникать задержки в обслуживании.
Постоянная подписка. Облачные решения работают по подписке, что требует регулярных затрат.
Что выбрать в вашем случае:
Крупным предприятиям. Если у вас корпорация, то значит есть особые требования к защите данных или очень сложные бизнес-процессы — подойдет локальная установка.
Малому и среднему бизнесу. Идеальным решением станут облачные системы FSM — они требуют минимум затрат на запуск и обслуживание.
Далее рассмотрим, какие показатели помогут оценить эффективность работы выездных специалистов.
KPI для мобильных сотрудников
Контролировать работу выездных специалистов — непростая задача. Важно анализировать ключевые метрики, отслеживать эффективность и выявлять слабые места. Рассмотрим, какие KPI наиболее важны:
Число заявок, закрытых с первого визита. Чем выше показатель, тем лучше организованы процессы. Если мастеру приходится возвращаться повторно, значит, возникли проблемы: нехватка запчастей, неверная диагностика, непонимание с клиентом.
Среднее время выполнения заявки. Позволяет оценить, насколько быстро специалисты справляются с задачами. Длительное выполнение может указывать на неэффективную логистику, недостаточную квалификацию сотрудников или проблемы с планированием.
3.Опоздания сотрудников. Снижение удовлетворенности клиентов приводит к потерям. FSM позволяет отслеживать перемещение работников и оперативно корректировать их маршруты.
Коэффициент занятости. Показывает, сколько времени мастер тратит на работу, а сколько — на дорогу и ожидание. Если доля поездок и простоев растет, стоит пересмотреть маршрутизацию и распределение заявок.
5.** Обратная связь от клиентов.** FSM помогает собирать отзывы о работе специалистов в режиме реального времени. Низкий рейтинг — повод детально проанализировать причины.
Количество сверхурочных часов. Если мастера регулярно перерабатывают, это сигнал к пересмотру нагрузки и штатного расписания. Оптимизация процессов повышает производительность труда, а также помогает избежать выгорания сотрудников.
В системах FSM можно настроить отчеты, которые покажут недостатки в организации рабочих процессов. В результате руководство видит прозрачную картину работы и принимает решения для повышения эффективного управления выездного сервиса.
Итоги: почему FSM необходима сервисному бизнесу
Автоматизация выездного обслуживания — это не просто тренд, а необходимость для сервисных компаний. Что она дает бизнесу:
Оптимизирует работу мобильных сотрудников.
Контролирует процессы в режиме реального времени.
Автоматизирует процессы, что влияет на лояльность клиентов.
Снижает затраты за счет цифровизации, оптимизации маршрутов и управления запасами.
Предлагаем начать внедрение автоматизации процессов через систему Planado.
Планадо — лучший FSM-инструмент для управления выездным сервисом
Программное обеспечение наделено всеми необходимыми функциями для организации и контроля работы мобильных сотрудников. Также оно имеет свои плюсы:
Платформа готова к работе сразу после подключения.
Простая интеграция с CRM, 1С и другими сервисами.
Мобильное приложение для сотрудников — все под рукой.
Гибкость и масштабируемость — подходит для любых компаний.
Функциональность - в Планадо есть все небходимые выездному бизнесу инструменты (учет заявок, планирование, диспетчеризация, онлайн-чаты, управление запасами и т.д.)
Применение Планадо позволяет повысить эффективность управления выездными сотрудниками, оптимизировать бизнес-процессы, сократить издержки и перевести документооборот в электронный вид.
Источники
Васина В. Н. Современный рынок СRM технологий //Успехи современной науки. – 2017. – Т. 5. – №. 3. – С. 15-17.
Титова Д. А. Преимущества автоматизации системы KPI //Инновационные технологии научного развития: сборник статей Международной научно-практической конференции (Казань, 20 мая 2017 г.).–Уфа. – 2017. – С. 106-108.
Серов А. П. АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ КОМПАНИИ СЕРВИСНОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ //Res. Dev. – 2016. – Т. 35. – С. 76.
