Правильный расчет трудоемкости затрат — важная часть эффективного бизнеса. Понимание, сколько времени уходит на конкретные работы, помогает не только повышать продуктивность, но и снижать издержки.
Разберем, как посчитать трудозатраты, какие существуют единицы измерения, как эти данные можно использовать для оценки рабочих процессов, их оптимизации и калькуляции стоимости услуг.
Внедрение инструментов для отслеживания коэффициента трудоемкости является важным шагом и влияет на:
Опираясь на наш опыт, если не преподносить учет затрат как прямую «слежку» за использованием социальных сетей и нецелевых страниц, то он поможет:
Повысить мотивацию работников. Осознание того, что трудовые затраты контролируются, стимулирует работать более ответственно, снижая трудоемкость повторяющихся задач. Оказать «бодрый» психологический эффект. Учет рабочего времени стимулирует отказываться от неэффективного использования времени и выполнять задачи за оптимальные сроки, минимизируя излишнюю трудоемкость процессов. **Выявить неэффективность. **Мониторинг помогает выявить трудности и задержки, оптимизировать рабочие процессы и повысить производительность за счет точного расчета трудоемкости.
Далее рассмотрим, какое время считать рабочим.
При расчете нельзя просто сложить время, потраченное сотрудниками на выполнение работ, так как далеко не каждая минута используется эффективно.
Чтобы определить ресурсы для повышения трудоемкости, следует учитывать следующие показатели.
**Выполнение цели ** Зачастую сложно определить, сколько времени сотрудник потратил на решение задачи. Например, для офисных сотрудников нельзя просто измерить продолжительность телефонного звонка или время, проведенное в браузере. Множество задач требуют времени и следует учесть, что размышления, перерывы, смена деятельности также влияют на трудоемкость.
Интеллектуальная деятельность Для задач, которые требуют умственного труда, важна длительность и качество приложенных усилий. Периодические перерывы, такие как перекуры или отдых, снижают трудоемкость сложных процессов, в то время как непрерывная работа без переключений внимания ее повышает.
Эффективность использования времени Важно зафиксировать время, которое работник проводит за выполнением работы, и понять, насколько продуктивно он его использует. Иногда данные из автоматических систем учета могут быть искажены, если сотрудник находит способы обойти систему и искусственно повышает трудоемкость своей деятельности.
Но согласно нашему опыту, одного понимания, какое время считать эффективным, недостаточно.
Обойти острые углы и повлиять на увеличение трудоемкости поможет выявление ошибок.
**Погрешности в данных ** Так бывает, даже если каждый из замеров точен, при сложении все равно возникают погрешности. Оптимальный подход –– расчет средней трудоемкости задач без излишней детализации.
Избыточность данных Собирая слишком подробную информацию, можно создать массив данных, который трудно анализировать и интерпретировать. В этом случае полезность снижается, а управление становится неэффективным. Важно находить баланс между точностью замеров и их практической применимостью, так как это ключ к корректному расчету трудоемкости процессов.
Наши выводы показывают, что важно учитывать, сколько именно времени сотрудники потратили на задачу, а также как это время было использовано.
Такой подход позволяет точно определить затраты на выполнение. Этот шаг помогает компаниям правильно формировать цены и эффективно планировать ресурсы — расходы на персонал и оборудование. Вот на что стоит обратить внимание.
Рассчитать стоимость Необходимо выделить задачи, которые повторяются в процессе выполнения работы. Собрав статистику о трудозатратах и трудоемкости каждой из них, можно сделать прайс-лист. Это позволит избежать ошибочных расчетов, предскажет необходимость в расширении штата и поможет спрогнозировать трудоемкость каждой операции.
Точность до секунды –– не приоритет Каждый клиент или ситуация может требовать особого подхода, а значит, расчет времени для выполнения задачи будет меняться в зависимости от ситуации. Для некоторых типов задач время может отличаться, так как каждый эксперт выполняет работу с разной скоростью. Поэтому ориентироваться стоит на среднюю трудоемкость услуг и проектов.
Таким образом, расчет стоимости типовой услуги всегда будет иметь некоторую погрешность, но это не делает сам процесс вычисления трудоемкости бесполезным. Статистический учет является более важным, чем простое пересчитывание заявок.
Используются человеко-часы (ч/час) и человеко-дни (ч/день). Расчет показывает время, которое потребуется для выполнения задач в рамках проекта. Существует две формулы для расчета:
Трудозатраты на выполнение работ (ч/час) = Количество сотрудников (К) × Время (В) **Пример: **Если для выполнения задачи необходимо 5 сотрудников, и каждый работает по 8 часов, то трудовые затраты составляют: Трудозатраты = 5 сотрудников × 8 ч = 40 ч/час
Трудозатраты (чел/день) = Количество сотрудников (К) × Дни работы (Д) Пример: На выполнение задачи нужно 4 сотрудника, и это займет 3 дня: Трудозатраты = 4 сотрудника × 3 дня = 12 чел/дня
Точность расчета зависит от трудоемкости задачи и количества задействованных сотрудников. Например, если задача требует высокого уровня квалификации или подразумевается реализация сложных операций, трудозатраты на выполнение увеличатся в 1,5–2 раза –– это важный шаг, высокая трудоемкость которого должна быть отражена в расчетах.
Для перевода в финансовый эквивалент необходимо учитывать стоимость рабочего времени каждого сотрудника и связанные с этим затраты.
Стоимость трудозатрат = Человеко-часы (ч/ч) × Стоимость одного час-чел (СЧ) **Пример: **Если для выполнения задачи требуется 40 человеко-часов, а ставка одного сотрудника является 500 рублей/час, то: Стоимость = 40 человеко-часов × 500 руб/ч = 20 000 руб. Расчет трудозатрат для услуги = Человеко-часы × (Зарплата сотрудника + Прочие расходы) **Пример: **Над проектом трудятся 2 сотрудника с зарплатой 40 000 рублей в месяц, дополнительные расходы на материалы –– 5 000 рублей. Трудозатраты составляют 50 человеко-часа: Стоимость = 50 человеко-часов × (40,000 + 5 000 / 160) = 50 × 281,25=14 062,5 руб.
Зарплата разделена на количество рабочих часов в месяц — обычно это около 160 часов.
Подбираются под тип работы, объем и специфику задач.
**Прямой ** Предполагает расчет времени, затраченного на выполнение конкретной задачи или услуги. Используется в случае простых и повторяющихся задач. Из недостатков –– не учитывает затраты на периферийные процессы: ожидание или неэффективность сотрудников.
Косвенный Включает прямые и дополнительные трудовые затраты: то есть время, потраченное на подготовку работы, логистику или управление. Этот метод подходит для сложных и многоступенчатых процессов. Из недостатков –– является трудоемким в расчете, требует дополнительных данных для точности.
Для достижения точности в расчетах можно сочетать оба метода. Прямой для основных операций и косвенный при учете вспомогательных процессов и неучтенных расходов. Комбинирование различных методов позволит эффективнее контролировать трудозатраты и точнее оценивать стоимость услуг.
Инструменты автоматически фиксируют рабочее время и позволяют учитывать трудоемкость каждого процесса. Многие программы можно сочетать с CRM и ERP. Это улучшает точность расчетов и позволяет отслеживать все в единой платформе.
Виды сервисов для оценки продуктивности:
С помощью этих систем можно отслеживать успехи работников, предоставлять им регулярные отчеты и устраивать системы вознаграждений для самых продуктивных.
Наладить учет трудозатрат поможет Planado
Сервис объединяет все данные для эффективного управления бизнесом, работы с сервисными компаниями и выездным сервисом, упрощает расчет трудоемкости задач. Систему можно адаптировать к сфере бизнеса с выездными сотрудниками. Что умеет Planado:
Planado влияет на оптимизацию трудозатрат, помогает определить проблемные зоны, оптимизировать трудоемкость и повысить общую эффективность компании
